Forretningsbetingelser
Horsens Rengørings generelle forretningsbetingelser
Gældende fra 01.08.2021
§ 1 Generelt
Nedenstående betingelser er gældende for alle aftaler om levering af Horsens Rengøring ApS’ varer og tjenesteydelser, og finder anvendelse i det omfang, de ikke er fraveget ved skriftlig aftale mellem parterne. Når der i betingelserne er anført ”stedet”, svarer dette til de fysiske rammer hvor opgaven/rengøringen finder sted ligesom ”HR” svarer til Horsens Rengøring A/S.
§ 2 Tilbud og indgåelse af serviceaftale
HR fremsender tilbud og nærværende forretningsbetingelser. Tilbuddet er gældende i 30 dage fra tilbuddets dato. Når kunden accepterer tilbuddet, evt. med ændringer, foretager HR herefter tilrettelser/justeringer og fremsender endelig ordrebekræftelse.
Når der i tilbuddet er anført en specifik dato for udførsel af opgaven, der ligger indenfor 30 dage, skal tilbuddet accepteres senest 7 dage før udførsel.
Hvis opgaven er bestilt uden forudgående tilbud, fremsendes ordrebekræftelse vedlagt generelle betingelser. Kunder, der kontinuerligt men ad hoc, bestiller opgaver til udførsel, får tilsendt generelle betingelser ved første bestilling af opgave efter 01.08.2021, hvilken således vil være gældende for fremtidige opgaver.
HR er berettiget til løbende at foretage mindre ændringer og tilpasninger i disse generelle forretningsbetingelser uden orientering af kunden.
Såfremt HR foretager væsentlige ændringer i nærværende generelle forretningsbetingelser, vil kunden varsles 1 måned før ændringerne træder i kraft, ved fremsendelse af nyeste forretningsbetingelser.
Modtager HR ingen indsigelser indenfor 1-månedfristen betragtes de ændrede Generelle forretningsbetingelser som accepteret parterne imellem.
§ 3 Adgangsforhold
Kunden udleverer nøgler eller dørkode til HR efter aftale og behov. HR erstatter eventuelt bortkomne nøgler, som kan dokumenteres, er udleveret til HR. Dokumentation kan være i form af underskrevet kvittering eller bekræftelsesmail fra HR.
Enhver anden omkostning som følge af bortkomne nøgler erstattes ikke, herunder ikke omkostninger til omstilling af låsesystemer, omkostninger til låsesmed eller ethvert andet direkte eller indirekte økonomisk tab.
Det er kundens pligt at oplyse HR om ændringer i forhold vedr. adgang til stedet, således HR ikke kører forgæves til en aftalt opgave.
Det er kundens ansvar, at HR altid er korrekt informeret i forhold til alarmadgang, kodeord og alarmselskab. HR kan derved ikke stilles til ansvar for udkørsel af alarmselskab, hvis og såfremt HR ikke er informeret om eventuelle ændringer i kodeord, telefonnummer eller anden manglende information, der hindrer HR i at afmelde alarmen.
Ved opsigelse af en rengøringsaftale, er det kundens eget ansvar at afhente udleveret nøgle hos HR.
Der stilles til krav overfor kunden, at der forefindes let tilgængelig og tilstrækkelig strøm, el, lys og vand på stedet hvor opgaven/rengøringen skal udføres.
Er der ikke adgang til stedet, strøm eller vand eller andre forhold, der umuliggør/vanskeliggør, at rengøringen/opgaven kan udføres, herunder at gældende lovgivning indenfor arbejdsmiljø, byggepladsreglement samt sundhed- og sikkerhedsforskrifter ikke er overholdt på stedet, kan HR frit vælge at betragte rengøringen/opgaven som urettidigt aflyst, jf. denne aftales § 9, eller at forhøje sin fakturering med 50% af den aftalte/anslåede pris til kunden, såfremt rengøringen/opgaven alligevel gennemføres.
Der stilles ikke krav til adgang til vand, hvis opgavens art er trappevask.
§ 4 Sikkerhed og fortrolighed
HR opbevarer alle nøgler i aflåst skab uden tydelig adressemærkning, således evt. bortkomst af nøgler ikke kan give uvedkommende adgang til stedet.
Oplysninger såsom alarmkoder, adresse, telefonnummer m.m. opbevares i beskyttet database med backup heraf. Ingen oplysninger videregives til tredjepart.
Efter lov om Social Service forekommer en særlig underretningspligt vedrørende børn og unge, der går forud for vores tavshedspligt.
§ 5 Personale
Alle medarbejdere hos HR afleverer ved ansættelsesstart ren straffeattest og evt. arbejds- og opholdstilladelse. Vores medarbejdere trænes løbende i korrekt brug af produkter samt gennemgår relevante kurser indenfor rengøring m.m.
Alle medarbejdere i HR er underlagt tavshedspligt. Alle oplysninger omkring en opgave behandles strengt fortroligt. Herunder adresse, telefonnummer, navn, særlige forhold, personfølsomme oplysninger, forhold på stedet mm.
Ansatte i HR bærer arbejdstøj med logo, hvorved de er let genkendelige.
§ 6 Medarbejdernes egenkontrol
HRs medarbejdere arbejder ud fra individuelle rengøringsplaner. Såfremt kunden har varige ændringer/rettelser til rengøringen, skal dette meddeles til HRs kontor, så planen kan tilrettes.
Ønsker til en mindre ændring i rengøringen en enkelt gang kan ligeledes meddeles til HRs kontor. Vores medarbejdere vil så foretage denne ændring, såfremt tiden tillader det og/eller anden opgave nedprioriteres.
Under vores egenkontrol hører også kontrol af stedet for glemte produkter, klude, mopper, rekvisitter samt kontrol for korrekt lukning af stedet, herunder vinduer, aflåste døre, tilkoblet alarm. Såfremt kunden konstaterer, at der er forglemmelser i forhold til nævnte bedes dette meddelt pr. tlf. til 2688 7000 eller pr. e-mail til info@horsensrengøring.dk. Husk at angive adresse og udførselsdato.
HR foretager gerne rengøring når kunden ikke er til stede, men også gerne mens kunden er til stede. Det er op til den enkelte kunde. Det påpeges dog, at medarbejderne ikke har tid til lange samtaler og det må derfor påregnes, at eventuel medgået tid på samtale indregnes i den afsatte tid til rengøring.
§ 7 Produktansvar
HR anvender i enhver sammenhæng anerkendte og af offentlige myndigheder godkendte rengøringsprodukter.
HR kan ikke drages til ansvar for sygdom, sygefravær eller anden gene eller skade hos kunden eller på genstande, som følge af sædvanlig og korrekt anvendelse af disse produkter.
Såfremt der måtte være særlige forhold, der gør sig gældende, opfordres kunden til hos HR at få oplyst, hvilke rengøringsmidler, der vil blive anvendt. Oplysninger herom samt datablade kan fås ved henvendelse til HR på mail info@horsensrengoering.dk eller på tlf. 2688 7000.
§ 8 Forsikring og skader
Alle medarbejdere i HR er omfattet af en ansvarsforsikring. Såfremt en medarbejder uagtsomt forvolder skade på en genstand under udførsel af opgaven, erstatter HR genstanden i henhold til dansk rets almindelige regler, i det omfang disse ikke er fraveget i parternes aftale eller nærværende generelle betingelser. Det er vigtigt, at HR gøres opmærksom på skaden straks og uden ugrundet ophold efter skaden i sagens natur burde være opdaget. Såfremt medarbejderen selv under udførsel af opgaven konstaterer, at denne har forvoldt en skade, bliver dette straks anmeldt til HRs kontor. Medarbejderen samler den beskadigede genstand i en pose og lægger denne et synligt sted hos kunden. Kontoret kontakter kunden og meddeler denne skaden. Det videre forløb omkring erstatning, genkøb el.lign. aftales med kunden derefter.
Ved større skader vil HR straks rette henvendelse til forsikringsselskabet og derfor kan der være ventetid i forhold til opgørelse/udbetaling af erstatning/udbedring af skaden. Evt. erstatning afregnes separat og kan derfor ikke modregnes i serviceydelserne. Har kunden genstande, som er specielt kostbare/affektionsværdi skal denne information videregives til HR i forbindelse med indgåelse af serviceaftalen og forinden opstart af opgaven/serviceaftalen.
Erstatningsudbetaling/genkøb sker først efter HRs forsikring har godkendt erstatningsudbetalingen/genkøbet, herunder også beløbsmæssigt.
§ 9 Aflysning/flytning af rengøringsaftaler
Alle ændringer af tidspunkt eller aflysning af en rengøringsopgave på under 14 timer skal være HRs kontor i hænde senest kl. 16.00 to hverdage forinden. En aflysning/ændring kan foretages pr. mail til info@horsensrengoering.dk eller pr. telefonopkald til nummer: 2688 7000.
Opgaver på over 14 timer skal aflyses/ændres minimum 1 uge forinden planlagt udførsel. En aflysning/ændring kan foretages pr. mail til info@horsensrengoering.dk eller pr. telefonopkald til nummer: 2688 7000
Ændringen/aflysningen er godkendt når kunden modtager bekræftelse fra HR. Såfremt en aflysning/ændring ikke modtages rettidig, forbeholder HR sig ret til at fakturere 50% af den pågældende opgaves beløb, hvilket parterne er enige om, svarer til et rimeligt kompensationsbeløb til HR.
Ferie og længere ophold i en serviceaftale bedes meldes til HR senest 14 dage før planlagt rengøring.
HR udfører ikke rengøring på helligdage, hvorfor alle rengøringer, der ligger på en helligdag automatisk annulleres. Ønsker kunden at få flyttet rengøringen, skal der rettes henvendelse til kontoret to uger før helligdagen, for at aftale et andet tidspunkt, der ligger umiddelbart før eller efter helligdagen. HR forbeholder sig retten til ikke at kunne tilbyde rengøring lige før eller lige efter helligdagen, såfremt dette meddeles i sidste øjeblik og kalenderen derfor er fuldt booket.
§ 10 Forsinkelse og fleksibilitet
HR bestræber sig på at komme til aftalt tid/indenfor aftalt tidsramme. Dog er vi ofte i vores daglige arbejde og planlægning påvirket af vejrforhold, trafik, forudgående opgavers art samt kunders aflysninger/ændringer. Derfor kan det ske, at den aftalte tid kan variere. Der kan laves aftaler om, at udførsel af opgave skal finde sted indenfor et mere præcist tidsinterval (kl. 8-12, kl. 10-14, kl. 12-16). Omkostninger forbundet med en forsinkelse kan ikke pålægges HR.
Såfremt forsinket adgang til stedet skyldes forhold hos kunden, kan eventuel mertid faktureres til kunden efter medgået tid. Ved forsinkelse over 15 minutter forbeholder HR sig ret til at betragte dette som en urettidig aflysning af rengøringen/opgaven, jf. denne aftales § 9.
I spidsbelastede perioder (uger omkring højtider og helligdage) må kunden påregne en større tidsmargin for tidspunktet for udførsel af opgaven samt fleksibilitet i forhold til medarbejderens ankomsttidspunkt. Dette skyldes, at de opgaver der f.eks. ligger på Kr. Himmelfartsdag (torsdag) ændres til udførsel på et andet tidspunkt i ugen eller at mange kunder f.eks. ønsker ekstra rengøringer i ugen op til jul. HR gør sit bedste for at imødekomme alle kunders ønsker i disse perioder, men det fordrer også en fleksibilitet fra kundernes side.
§ 11 Reklamationer
HR bestræber sig altid på at have tilfredse kunder. Skulle der være opgaver, som ikke er udført tilfredsstillende, skal en sådan reklamation meddeles til HR straks og uden ugrundet ophold efter, at reklamationen/manglen i sagens natur burde være opdaget. Derfor skal reklamationer på den udførte rengøring meddeles umiddelbart efter rengøringens ophør eller senest dagen efter kl. 8.00, således HR har mulighed for at udbedre den anførte reklamation.
Af hensyn til HRs vurdering af reklamationen/manglen samt opfølgning til HRs medarbejdere bedes reklamationer/mangler være dokumenteret via fotos, der kan sendes som sms til 2688 7003 eller til mail info@horsensrengoering.dk. Husk at angive adresse samt dato for udførsel.
Reklamationer, der skal rettes op på, skal ske telefonisk til 2688 7000. HR forbeholder sig retten til straks det er muligt at sende egne folk ud for at rette op på fejl og mangler. Der ydes ikke en reduktion i prisen for arbejde udført af HR eller af anden leverandør, såfremt HR ikke forinden har haft mulighed for selv at udbedre reklamationen.
Reklamationer, der kun ønskes meddelt, men ikke rettet op på med det samme (f.eks. indenfor bagatelgrænse) eller anden meddelelse om rengøringens kvalitet, kan også ske pr. mail til info@horsensrengoering.dk.
På opgaver udført efter timeforbrug, ydes der, ved eventuelle mangler på udført arbejde, ikke dekort på den samlede faktura. Såfremt der mangler at blive udført arbejde, kommer HR gerne igen og udfører ekstraarbejdet i forhold til gældende timepris (dog uden kørselstillæg).
Besigtigelse af reklamation foretages af HRs serviceleder. Såfremt reklamationen viser sig at være ubegrundet, under bagatelgrænsen eller skyldes kundens egne forhold, faktureres kunden for timeforbrug + kørselstid.
§ 12 Priser
Den generelle timepris vil altid fremgå af HRs hjemmeside www.horsensrengøring.dk. Den generelle timepris er gældende, medmindre andet er aftalt.
HR er berettiget til at ændre sin generelle timepris så ofte HR ønsker det. Kunden er selv ansvarlig for at holde sig ajour med ændringerne i den gældende timepris.
Hvor andet ikke er angivet er HRs priser inkl. materialeforbrug til udførsel af opgaven.
Håndsæbe- og papirforbrug er ikke inklusiv. HR forhandler dog både sæbe- og papirvarer og giver gerne tilbud på levering af dette.
Ved særlige opgaver (såsom flytte- og hovedrengøringer) med ekstremt brug af materialer, specialprodukter og større maskiner, vil dette blive faktureret til kunden. Dette vil dog fremgå af tilbud/ordrebekræftelse.
Afhentning, fremsendelse eller aflevering af nøgle indenfor Horsens Bygrænse faktureres kr. 100,- + moms.
§ 13 Betalingsbetingelser
For faste kunder med uge/månedsaftaler faktureres alt udført arbejde bagud ultimo måned, elektronisk pr. e-mail.
Ved kunder med enkeltopgave udsendes pr. e-mail elektronisk faktura efter afsluttet arbejde.
Hvor HR finder det nødvendigt, kan HR forlange a’conto-beløb betalt forud.
HRs betalingsbetingelser er 8 dage netto. Ved storkunder kan betalingsbetingelser aftales individuelt.
Det er kundens opgave er være opmærksom på modtagelse af faktura.
Ved overskridelse af betalingsfrist pålægges rykkergebyr på kr. 100,- pr. rykker. Erhvervskunder pålægges kompensationsgebyr. Ved manglende betaling efter fremsendelse af rykker overgives sagen til retslig inkasso.
Gensendelse af bortkommen faktura faktureres administrationsudgift kr. 15,- + moms pr. faktura.
Fremsendelse af faktura/kontoudtog for et helt år til brug ifm. indberetning af servicefradrag i årsopgørelsen faktureres et administrationsgebyr på kr. 100,- + moms.
Faktura fremsendt pr. post tillægges porto/administrationsudgift på kr. 25,- + moms.
Ved fast ugepris, er prisen uafhængig af enkelte lukkedage fra kundens side og faktureres bagud, dog kun for påbegyndte uger. Hele aflyste uger, grundet ferie etc. faktureres ikke kunden.
§ 14 Prisregulering
HR regulerer priserne på serviceaftaler én gang årligt på grund af valuta- og produktstigninger, lønudvikling, inflation mv. Priserne reguleres efter nettoprisindekset januar måned med udgangspunkt i prisindekset i november måned, og er gældende fra og med 1. februar. Ændringerne varsles ikke yderligere end hvad der fremgår af nærværende forretningsbetingelser.
HR forbeholder sig ret til ved særlig ændring af markedssituationen at foretage prisregulering på andet tidspunkt af året med minimum 1 måneds varsel.
§ 15 Opsigelse
Alle rengøringsaftaler på minimum kr. 2.600,- + moms pr. uge eller kr. 11.266,- + moms pr. måned har et opsigelsesvarsel på løbende måned + 1 måned. Såfremt der er aftalt et andet opsigelsesvarsel, vil det fremgå af ordrebekræftelsen.
Alle rengøringsaftaler på under kr. 2.600,- + moms pr. uge eller kr. 11.266,- + moms pr. måned har ingen binding. Dog opfordrer vi til at give os et varsel på 14 dage. Såfremt der er aftalt et andet opsigelsesvarsel, vil det fremgå af ordrebekræftelsen.
Ved faste prisaftaler på uge/månedsbasis faktureres det fulde beløb for den pågældende serviceaftale, der ligger i perioden for opsigelsen, uanset om kunden aflyser/ændrer disse eller ej.
§ 16 Ansvarsbegrænsning
Hvor ikke andet er bestemt i aftalen med kunden eller i nærværende Generelle forretningsbetingelser, er HR ansvarlig overfor kunden i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsretlige regler.
HR er dog i intet tilfælde ansvarlig overfor kunden for indirekte tab, herunder, men ikke begrænset til, tidstab, driftstab, avancetab, tab af produktion, salg, fortjeneste eller goodwill, medmindre det er forårsaget forsætligt.
§ 17 Force majeure
HR er ikke ansvarlig overfor kunden for manglende opfyldelse af forpligtelser, som kan henføres til force majeure. Ansvarsfriheden består så længe force majeure består. Som force majeure anses forhold, der er udenfor HRs kontrol og som HR ikke burde have forudset ved serviceaftalens indgåelse. Eksempler på force majeure er usædvanlige naturforhold, brand, oversvømmelser, pandemier, generel vare- eller medarbejderknaphed, krig, terror, arbejdsstridigheder, blokader, hastelove mv.
§ 18 Persondata
HR er dataansvarlig for de persondata HR har registreret om kunden. HR sørger for at behandle disse oplysninger i overensstemmelse med gældende regler om persondata.
HR indsamler kun de personoplysninger som kunden vælger at dele med HR. Det kan f.eks. være navn, adresse, mailadresse, telefonnummer og lignende.
HR behandler kundens persondata, i det omfang det er nødvendigt af hensyn til opfyldelsen af kontrakten med kunden, herunder i forbindelse med fakturering, kvalitetssikring mv.
Persondata anvendes alene til markedsføringsmæssige formål, herunder udsendelse af nyhedsbreve, hvis kunden har givet samtykke, eller hvis lovgivningen tillader det uden forudgående samtykke.
HR videregiver som klar hovedregel aldrig personoplysninger til tredjemand. Videregivelse vil således alene ske, hvis det er nødvendigt, og der er et lovligt grundlag herfor. Det kan f.eks. være, hvis en offentlig myndighed har krav på udlevering af oplysningerne.
HR behandler og opbevarer persondata så længe, det er nødvendigt af hensyn til at levere den aftalte ydelse til kunden. Efterfølgende opbevares oplysningerne i 5 år før de slettes, jf. kravene herom i bogføringsloven.
HR overholder sikkerhedsreglerne i persondataforordningen og databeskyttelsesloven. Herunder har HR sørget for at indføre passende sikkerhedsforanstaltninger både IT-sikkerhedsmæssigt og organisatorisk, for at sikre at kundens persondata hverken mistes eller misbruges.
Den registrerede har ret til at få indsigt i de persondata HR har på sig. Derudover har den registrerede efter omstændighederne ret til at anmode om dataportabilitet, sletning eller retning af sine persondata, samt til at gøre indsigelse mod behandlingen af samme.
HR kan kontaktes, såfremt den registrerede ønsker at klage, at benytte sine persondatarettigheder ovenfor, eller hvis der er andre spørgsmål:
Horsens Rengøring A/S
Spedalsø 45
8700 Horsens
Tlf. 26 88 70 00
info@horsensrengoering.dk
Der er også mulighed for at klage til Datatilsynet over HRs behandling af personoplysninger. Se mere på www.datatilsynet.dk. Det anbefales dog at kontakte HR direkte først.
§ 19 Foto/video
Til brug for intern/ekstern undervisning eller markedsføring kan det ske, at HR tager foto eller video af opgaven før og efter (f.eks. en bruseniche).
HR anvender kun billeder, der ikke kan henføres til en specifik adresse. Ønsker kunden alligevel ikke, at billeder eller video må anvendes til undervisning/markedsføring, meddeles dette til HR.
§ 20 Værneting og lovvalg
Dansk ret finder anvendelse på eventuelle tvister parterne imellem.
Alle tvister mellem parterne skal afgøres ved byretten i Horsens som rette værneting..
§ 21 Skat
Servicefradraget er blevet ændret for 2021. Den nye ordning giver fradrag på op til kr. 25.000,- pr. person over 18 år i husstanden for serviceydelser i hjemmet.
HR står ikke for indberetning af dette fradrag og fraskriver sig alt ansvar for korrekt indberetning heraf.
Vi henviser til SKATs hjemmeside for yderligere information.
§ 22 Praktisk information
TV-skærme aftørres ikke.
PH-lampers glassærme aftørres ikke.
Er mindre end 20% af arealet, hvor rengøringen skal udføres ikke tilgængeligt, må kunden acceptere, at medarbejderen ikke gør rent. Som eksempel kan nævnes overflader med megen brugskunst, skriveborde, der ikke er opryddet mm.
Reoler med legetøj, bøger mm. aftørres ikke på børneværelser i henhold til reglen om 20% tilgængelige overflader.
En standardrengøring udføres i en højde af 1,8 m. Al arbejde i en højde herover skal aftales særskilt.
Spindelvæv fjernes, men kunden må være indforstået med, at lyset kan spille ind, hvorved enkelte områder kan fravige rengøringspersonalets synsfelt. Edderkopper kan hurtigt lave nye spind og derfor kan nyt spindelvæv være opstået efter endt rengøring. HR henviser til punktet omkring reklamationer, hvis der måtte forekomme spindelvæv efter endt rengøring.
